El mapeo de gestión es un recurso muy útil para que las empresas comprendan cómo funciona cada operación que se lleva a cabo en el negocio. Se trata de una herramienta que ayuda a cada integrante a conocer sus funciones dentro de la compañía.

De esta manera, los clientes podrán percibir que existe una metodología general de trabajo, pues recibirán siempre un mismo trato independientemente de la persona que le atienda.

¿Qué es el mapeo empresarial?

Se trata, básicamente, de realizar una representación gráfica de cada proceso que tiene lugar en la empresa. Al mismo tiempo, es importante que quede clara la relación que cada uno de ellos contrae entre sí y el orden en el que se lleva a cabo cada operación. El esquema resultante debe ser claro y fácil de comprender para todos los integrantes de la organización, pues así les resultará muy útil a la hora de comprender su función dentro de la empresa.

¿Qué se consigue con esto? En pocas palabras, realizar una estandarización de la actividad llevada a cabo en la organización.

Si todos los integrantes entienden sus obligaciones, podrán ofrecer el mismo servicio al cliente, y la imagen y los valores de la empresa se verán reforzados. Además, también será de gran utilidad para los trabajadores que se acaban de incorporar al negocio, pues está bien detallado quién lleva a cabo cada actividad y cómo debe hacerse.

Dentro de este mapeo de gestión se distinguen dos tipos de procesos, dependiendo de si nos centramos en la misión que desempeñan o en la parte de la organización que lo lleva a cabo. 

• Así, si nos fijamos en la misión que desempeñan, podemos distinguir tres tipos de procesos:
  • Estratégicos: definen y controlan los objetivos del negocio, sus estrategias y sus políticas.
  • Operativos: se basan en aportar valor al cliente, pues son los que generan el producto o servicio.
  • De soporte: están constituidos por las actividades que se deben desempeñar para que los procesos operativos funcionen correctamente. 
• Por otra parte, si nos centramos en la parte de la organización que lo lleva a cabo, obtendremos otros tres tipos de procesos:
  • Personales: son los que desarrolla cada trabajador de manera individual.
  • Funcionales: están constituidos por las actividades que se desarrollan en cada departamento.
  • Interdepartamentales: son aquellos que involucran a muchos departamentos de la empresa (en algunas ocasiones, a todos).

¿Cómo hacerlo un mapeo de gestión?

Generalmente, el mapeo de gestión se realiza contando con las aportaciones de los responsables de todos los departamentos que integran la organización, y se hace siguiendo los pasos que te indicamos:

1. Piensa en cuáles son todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo en tu compañía y escríbelos. 
2. Identifica cuáles son las actividades que se desempeñan dentro de cada proceso: qué se hace, cómo, cuándo…
3. Establece los límites dentro de cada proceso: ¿Cuándo comienza y cuándo termina cada uno?
4. Ordena cada uno de los procesos y todas las acciones que se dan dentro de los mismos. 
5. Comienza a dibujar el diagrama. Puedes utilizar diferentes símbolos para distinguir cada parte. Por ejemplo, óvalos para el principio de un proceso, rectángulos para las actividades, diamantes para decisiones que se deben tomar, etc.
6. Revisa el mapa con los responsables de cada departamento para comprobar que todo está en orden. 

¿Por qué aplicar un mapeo de gestión?

Ya te hemos explicado en qué consiste un mapeo de gestión y cuáles son los pasos que debes seguir para realizarlo. Ahora, es importante que sepas por qué elaborar un mapa como este, es decir, qué beneficios te puede aportar.

Este tipo de recursos tienen numerosas ventajas para las empresas, y debes ser consciente de ellas. Por eso, a continuación, te indicamos las más importantes:

• Ayuda a identificar errores o mejoras potenciales para el negocio.
• Facilita la definición de las funciones y las responsabilidades de cada trabajador.
• Detecta las necesidades de tus clientes.
• Contribuye a la mejora del flujo de información entre procesos y/o departamentos.
• Alinea cada actividad de la empresa con la visión global de la organización, es decir, con su filosofía y sus objetivos.
• Permite conseguir indicadores de desempeño del negocio, así como identificar oportunidades relevantes.

En definitiva, el mapeo de gestión te ayudará a conseguir que tu negocio sea más competitivo, pues los objetivos y las acciones que se llevarán a cabo estarán alineados.

Si quieres seguir aprendiendo acerca del funcionamiento de las empresas, una buena opción es estudiar un Máster Oficial o Profesional. En el mundo de los negocios es importante mantenerse actualizado y formarse de manera continua, por lo que realizar un máster te puede ayudar a mejorar tu posición laboral y aumentar tus probabilidades de empleabilidad.